Verkaufsbelege erstellen

Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Verkaufsbelegen sind identisch. Unter dem Menüpunkt „Verkauf“ finden Sie die Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.

Sowohl die Belege von Grund auf neu erstellt werden können als auch können die Belege von bestehenden kopiert oder generiert werden. Beim kopieren oder generieren von Belegen werden alle Positionen und Informationen in das neue Beleg übernommen, dadurch ist es möglich sehr schnell sich ähnelnden Belegen zu erstellen.

• Wenn Sie sich in der Übersicht aller Angebote befinden, klicken Sie auf „Neu“, in das Formular können dann alle nötigen Informationen eingegeben werden.
• Wählen Sie über Kontakte ein Kunde aus und klicken Sie rechts auf „Angebot erstellen“, das Angebot wird dann automatisch mit dem Kontakt verknüpft neu angelegt.
• Sie können bereits fertiggestellte oder sich noch in der Bearbeitung befindende Angebote einfach kopieren und weiter bearbeiten.
• Auch von zuvor erstellten Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder Rechnungen können neue Angebote generiert werden. Damit werden alle Positionen und Informationen in den neuen Beleg übernehmen übernommen.

Projekt: Hier können Sie einen beliebigen Text als Betreff schreiben um den Beleg intern zuordnen zu können.

Kunde: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“, es öffnet sich ein Fenster mit der Liste von zuletzt angelegten Kontakten. Sie können auf Wunsch einen Suchbegriff eingeben oder Kundenkategorie auswählen um die Kontakte zu filtern. Nachdem Sie den gewünschten Kontakt gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“. Die Adresse und alle Informationen des Kontaktes werden in das Angebote übernommen.

Lieferdatum: Hier können Sie du eventuell einen Lieferdatum eintragen.

Kopf- und Fußtext: Der Kopftext erscheint über den Positionen und der Fußtext unter den Positionen. Hier können Sie wichtige Informationen und Hinweise eintragen. Die Größe und Ausrichtung der Texte können Sie mit dem Editor bearbeiten oder auch Verlinkungen sind möglich. Für diese Felder können Sie in den Einstellungen Textvorlagen definieren. Kopf- und Fußtexte sind optional und können auch leer bleiben.

Unter der Registerkarte können die Positionen des Beleges verwaltet werden. Es können leere Positionen hinzugefügt werden oder auch die im Datenbank hinterlegte Artikeldaten als neue Position übernommen werden. Wenn Sie die Schaltfläche „Auswählen“ klicken öffnet sich ein Fenster mit der Liste von zuletzt angelegten Artikeln. Sie können auf Wunsch einen Suchbegriff eingeben oder nach Kategorien die Artikel filtern. Nachdem Sie den gewünschten Artikel gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“. Die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Beschreibung und Preise werden werden in das Beleg übernommen.

Für jede Position können Sie die Steuersätze, Mengeneinheiten und Preisregeln einzeln bearbeiten.

Rechts in der Liste finden Sie zwei Symbole um die Positionen zu kopieren oder löschen. Um eine hinzugefügte Position zu löschen, klicke einfach auf auf das Papierkorb-Symbol neben der Position.

Wenn dem verknüpftem Kontakt Preisregel definiert worden sind, werden die der Priorität nach den Position automatisch übernommen. Sie können die Preisregel einzeln manuell für jede Position bearbeiten oder deaktivieren. Wenn Sie Preisregel definieren wird der Preis je nach Konfiguration neu berechnet. Es stehen vier unterschiedliche Berechnungsmethoden zur Auswahl:

• Rabatt in Prozent: Ein Rabatt um den Prozentsatz des Originalpreises wird berechnet
• Festbetrag-Rabatt: Ein Rabatt um den festgelegten Betrag wird berechnet
• Aufpreis in Prozent: Ein Aufpreis um den Prozentsatz des Originalpreises wird berechnet
• Festbetrag-Aufpreis: Ein Aufpreis um den festgelegten Betrag wird berechnet

Hier können Sie über die Schaltfläche „Auswählen“ ein Kontakt mit dem Beleg verknüpfen. Nachdem ein Kontakt verknüpft worden ist können hier alle Details des Kontaktes eingesehen werden.

Umsatzsteuer frei: Hier können Sie auswählen, ob der Beleg Umsatzsteuerfrei erstellt werden soll oder nicht.

Eine Lieferadresse kann hier eingegeben werden wenn die sich von der Rechnungsadresse unterscheidet. Zusätzlich ist es möglich eine Telefonnummer für die Lieferavisierung zu hinterlegen.

Hier haben Sie Zugriff auf dem Ordner des Kunden der mit dem Beleg verknüpft worden ist. Hier können Sie jegliche Art von Dateien wie z.B. Zeichnungen, Verträge oder Bilder hochladen. Die Dateien werden in dem Kontakt gespeichert und können jederzeit wieder heruntergeladen werden.

Bevor das Beleg fertiggestellt wird kann hier die Vorschau eingesehen werden. Eine Vorlage sowie Dokumentensprache kann ausgewählt werden. Nachdem Sie den Beleg überprüft haben klicken Sie auf den Link „Speichern und buchen“ um den Beleg fertigzustellen. Eine Angebotsnummer wird laufend automatisch vergeben und das aktuelle Datum eingetragen. Das Angebotsdatum, ist das Datum an dem das Angebot erstellt wurde.